Ya hemos insistido en la necesidad de controlar nuestro tiempo como forma de protagonizar nuestra vida frente a la fragmentación que nos quiere imponer el sistema neocapitalista. Para cultivar nuestra vocación profesional frente a un sistema que nos quiere esclavizar debemos ser dueños de nuestro tiempo y poder utilizarlo para el bien común
Del Latín efficacĭa, la eficacia es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción. No debe confundirse este concepto con el de eficiencia (del latín efficientĭa), que se refiere al uso racional de los medios para alcanzar un objetivo predeterminado (es decir, cumplir un objetivo con el mínimo de recursos disponibles y tiempo).
1. Aliméntate de forma saludable. Junto con el descanso y el ejercicio, la alimentación es el tercer factor para que nuestro cuerpo y mente puedan funcionar al 100%. En realidad es muy simple: mantén una dieta equilibrada; come moderadamente a horas regulares; y evita los alimentos demasiado procesados.
2. Trabaja en bloques de tiempo fijos. Distribuye tus tareas de alto impacto y gran concentración en bloques de tiempo de entre una y dos horas –si te parece demasiado, puede intentar combinarlo con la Técnica del Pomodoro . Entre bloque y bloque de 25 minutos haz descansos de 10 minutos, e intercala pequeñas sesiones de tareas que requieran un nivel de energía bajo, como llamadas telefónicas o archivar papeles.
3. No practiques la multitarea. Nunca trates de hacer más de una cosa al mismo tiempo, salvo que sean actividades que requieran muy poca concentración. Las tareas “pesadas” requieren de al menos 20 minutos para que alcancemos el modo de trabajo a pleno rendimiento. Así que interrumpirlas para hacer otra cosa tiene un alto costo en términos de tiempo –justo lo contrario de lo que pretendemos conseguir con la multitarea.
4. Desglosa las tareas complejas en subtareas. Si alguna tarea es demasiado compleja como para abordarla en bloques de tiempo fijos, haz primero un desglose en tareas más pequeñas.
5. Ejecuta las tareas sencillas en lotes. Para aprovechar los modos de trabajo, procura ejecutar todas las actividades “ligeras” del mismo tipo en un mismo lote. Por ejemplo, fija un momento de tu día para hacer todas las llamadas telefónicas, y otro para archivar papeles. De esa forma, podrás utilizar el principio de los bloques de trabajo de 1-2 horas, y te beneficiarás del “modo a pleno rendimiento” a los 20 minutos –o incluso menos– de haber empezado la actividad.
6. Utiliza mapas mentales para planificar tu trabajo. Los mapas mentales son una forma ideal para organizar ideas de forma natural. Gracias a los mapas mentales podrás estructurar todo tipo de información aprovechando al máximo la creatividad de tu cerebro.
7. Elimina las distracciones antes de empezar. Uno de los grandes enemigos de la autorganización son las interrupciones, pues te impiden trabajar por lotes y alcanzar el “modo a pleno rendimiento”. Algunas interrupciones son inevitables pero muchas sí las podemos controlar. Cierra tu programa de correo, cierra el navegador, apaga el teléfono móvil… Y si es necesario, enciérrate en una sala durante 1-2 horas. Verás cómo aumenta tu productividad.
8. Define tus valores y misión personales. La autoorganización eficaz no es cuestión de hacer mucho en poco tiempo, sino de hacer lo que realmente te aporta valor, lo que te importa. Y difícilmente podrás saber qué es lo que te importa si no tienes claros tus valores y misión personales. A partir de ellos podrás empezar a orientar tu vida, creando objetivos a medio y largo plazo.
9. Define tus objetivos. El hecho de querer algo no lo convierte en un objetivo. Un objetivo debe ser concreto, medible, significar algo para ti. También debe ser alcanzable y estar limitado en el tiempo.
10. Revisa tus objetivos periódicamente. Con el tiempo todos evolucionamos y cambiamos, y con nosotros también lo hacen nuestros objetivos. Procura revisarlos con la suficiente periodicidad para asegurarte de que todavía son vigentes, o terminarás recorriendo un camino que no es el que querías.
11. Integra tus objetivos en tus compromisos diarios. Una vez tengas claros cuáles son tus objetivos a medio y largo plazo, crea proyectos que te permitan alcanzarlos.
12. Actúa siempre con perspectiva. Antes de iniciar una tarea piensa si esa tarea te aportará algún valor. ¿Te hará avanzar en tus proyectos importantes? Acostúmbrate a tener siempre contigo una lista de tus objetivos a medio y largo plazo –para ello, conviene que los tengas por escrito. Si esos objetivos son fruto genuino de tu misión y valores personales, la lista te ayudará a ganar perspectiva y a tomar la mejor decisión posible en cada momento.
13. Canaliza adecuadamente tus preocupaciones. Las preocupaciones son uno de los lastres de nuestra eficacia, pues no nos permiten centrarnos en las cosas importantes. Curiosamente, las preocupaciones suelen ser fruto de la falta de atención a algún aspecto de tu vida. Piensa exactamente qué cosas son las que te preocupan, define objetivos a medio y largo plazo, crea proyectos y ponte a trabajar ya para solucionarlo. A partir de ese momento dejará de ser una preocupación, porque te habrás convertido en parte activa de la solución.
14. Busca inspiración y ayuda para motivarte. A veces resulta muy difícil hacer lo que uno tiene que hacer. No siempre tomar perspectiva funciona. En esos casos recurre a cualquier otra cosa. Utiliza la visualización positiva si dentro de un tiempo consigues tus objetivos. También puedes buscar el apoyo de un amigo que pueda impulsarte en los momentos bajos. No todo funciona para todos, ni todo el tiempo. Busca lo que funciona mejor para ti, y hazlo.
15. Simplifica, y luego vuelve a simplificar. No compliques las cosas sin necesidad. Cuanto menos listas, herramientas, proyectos, objetivos… más sencilla será la gestión de tu vida. Sé muy analítico y revisa constantemente si no estás complicando demasiado las cosas.
16. Sácale partido a la tecnología. La tecnología puede ser un verdadero agujero negro para nuestra productividad, pero también puede ser un trampolín si la usamos con inteligencia. Tareas que antes llevaban horas de trabajo, hoy suponen apenas minutos o segundos. Por ejemplo, mantener un archivo digital puede ahorrarte mucho espacio y tiempo si sabes cómo hacerlo. No dejes que el miedo o el desconocimiento te haga menos eficaz.
17. Renuncia a todo aquello que no te aporte. Es muy tentador perder el tiempo en cosas inútiles a menos que lo hagas como parte de tu estrategia de desconexión mental. Todo lo que hagas debería tener un propósito claro, un por qué, en función de tus valores y objetivos. Todo lo que hagas sin ese propósito deberías desterrarlo de tus hábitos.
18. «Reduce el tiempo» (ojo) que pasas leyendo y escribiendo. Aprende mecanografía y utilizar técnicas de lectura rápida siempre que puedas. Esto no significa que no haya que leer o escribir, sino que lo hagas en menos tiempo. La lectura y la reflexión son para la acción. Otra cuestión es la lectura reflexiva a la que hay que dedicar tiempos especiales.
19. Utiliza rutinas para organizar tus tareas repetitivas. Busca la forma óptima de organizar las tareas repetitivas que debes hacer todos los días. Luego escríbelas en forma de rutinas o listas de comprobación, y utilízalas como referencia hasta que las domines. De esa forma nunca olvidarás hacer algo, te será fácil eliminar o añadir nuevas tareas, y tu trabajo será siempre una alta calidad.
20. Domina las herramientas que usas. De la misma forma que leer y escribir rápido aumenta tu productividad, dominar los atajos de teclado, o conocer todas las funciones de los programas que usas habitualmente, te permitirá ahorrar mucho tiempo .
21. No hagas cambios sin un motivo justificado. Cambiar un sistema de trabajo o una herramienta requiere tiempo, y llegar a dominarlos mucho más tiempo. Piensa muy bien antes de cambiar nada. Antes de hacerlo procura ser honesto e informarte si el cambio te aportará alguna ventaja significativa.
22. No te cierres al cambio. Aunque no es bueno estar cambiando todo el tiempo, hay que estar siempre atento a las novedades. A veces surgen herramientas o formas de trabajo que pueden resultar más efectivas para tus circunstancias. Mantén un ojo crítico, y no tengas reparos en probar algo nuevo si honestamente crees que te puede ayudar.
23. Potencia los recursos de la gente que te rodea. Trabajar de forma aislada es casi un «suicidio productivo». Aprende a delegar eficazmente, descubre y coopera con la gente que te rodea, ayúdalos a alcanzar sus propios objetivos, y ellos te ayudarán a ti.
24. Da seguimiento a las cosas que delegas. Un asunto delegado no significa un asunto terminado. Recuerda que tú sigues siendo el responsable último de que ese algo se realice. Así que registra todos los asuntos delegados en una lista, y dale seguimiento todos los días.
25. Termina las cosas que empiezas. Está muy bien tener un sistema de listas. Pero si te limitas a organizar y no concluyes, tu trabajo es una pérdida de tiempo.
26. Date permiso para «abandonar cosas a medias». No es una contradicción. No todo lo que empiezas merece ser terminado. Debes revisar permanentemente tus objetivos, proyectos y tareas en curso. Si algo ya no tiene sentido, no dudes en eliminarlo de tu sistema. No importa el tiempo y recursos que le hayas dedicado: seguir con ello será una pérdida de tiempo y recursos todavía mayor.
27. Di NO con más frecuencia. Lo ideal es que no empieces nada que no aporte valor. Aprende a deshacerte de proyectos y compromisos antes siquiera de que entren a tu sistema de autorganización. Y si finalmente tienes que darle entrada –porque forma parte de tus responsabilidades–, procura prometer poco y dar más de lo prometido, en lugar de prometer mucho y luego no cumplir lo prometido.
28. Haz las cosas con la máxima calidad posible. Haz un esfuerzo consciente por terminar las cosas bien y a la primera. Un trabajo pobre siempre termina regresando, lo que implicará más tiempo y recursos –justo lo contrario de lo que pretendías–, por no hablar del daño que puede causar. Recuerda: el descuidado SIEMPRE trabaja doble.
29. Aprende a vivir con los demás que no asumen la filosofía de la autorganización eficaz. No trates de cambiar a las personas que rodean para que trabajen como tú. La autoorgaización eficaz es algo que debe entenderse y aceptarse de forma voluntaria. Tratar de cambiar a los demás no sólo es una pérdida de tiempo, también suele ser una fuente de discusiones y roces –especialmente con la familia.
30. Sé optimista y positivo. Sí, aunque no lo creas, el optimismo, el entusiasmo son fundamentales para afrontar los retos de una forma constructiva. Alguien optimista siempre se centra en la solución a los problemas, en lugar de en las dificultades, lo que en última instancia te permitirá ser más eficaz.
31. Celebra el trabajo bien hecho. La autoorganización eficaz no es fácil. Cada vez que consigas un objetivo, superes un obstáculo o avances significativamente en un proyecto, celébralo. Ser eficaz requiere disciplina, pero también requiere motivación.
32. VOCACIÓN. Todas las actividades que llevamos a cabo tienen sus momentos buenos y malos. Pero la mayoría del tiempo, tu actividad principal debería ser agradable (no hedonista) para tu forma de ser. De otro modo estarás desaprovechando gran parte de tu potencial, además de que no estarás en sincronía con tu misión y valores –haciendo virtualmente imposible que seas eficaz realmente.
33. No bajes la guardia en ningún momento. Aunque lleves tres meses trabajando de forma productiva, la desmotivación, la baja energía y el caos están siempre al acecho. Al menor descuido tu autoorganización eficaz puede verse seriamente amenazada . Así que nunca te confíes.
34. Acepta el error. Asume fallar, pero no abandones. Si te caes, tómate un descanso, gana un poco de distancia, toma fuerza y vuélvelo a intentar.
35. Nunca dejes de leer sobre autorganización eficaz. Como cualquier otra disciplina, siempre está en constante evolución. Uno nunca deja de aprender. Lee lo que otros tiene que decir, analízalo, pruébalo y quédate con lo que te ayude a ser cada día más productivo.
36. No hagas cambios sin un motivo justificado. Cambiar un sistema de trabajo o una herramienta requiere tiempo, y llegar a dominarlos mucho más tiempo. Piensa muy bien antes de cambiar nada. Antes de hacerlo procura ser honesto e informarte si el cambio te aportará alguna ventaja significativa.
37. No te cierres al cambio. Aunque no es bueno estar cambiando todo el tiempo, hay que estar siempre atento a las novedades. A veces surgen herramientas o formas de trabajo que pueden resultar más efectivas para tus circunstancias. Mantén un ojo crítico, y no tengas reparos en probar algo nuevo si honestamente crees que te puede ayudar.
38. Potencia los recursos de la gente que te rodea. Trabajar de forma aislada es casi un «suicidio productivo». Aprende a delegar eficazmente, descubre y coopera con la gente que te rodea, ayúdalos a alcanzar sus propios objetivos, y ellos te ayudarán a ti.
39. Da seguimiento a las cosas que delegas. Un asunto delegado no significa un asunto terminado. Recuerda que tú sigues siendo el responsable último de que ese algo se realice. Así que registra todos los asuntos delegados en una lista, y dale seguimiento todos los días.
40. Termina las cosas que empiezas. Está muy bien tener un sistema de listas. Pero si te limitas a organizar y no concluyes, tu trabajo es una pérdida de tiempo.
41. Date permiso para «abandonar cosas a medias». No es una contradicción. No todo lo que empiezas merece ser terminado. Debes revisar permanentemente tus objetivos, proyectos y tareas en curso. Si algo ya no tiene sentido, no dudes en eliminarlo de tu sistema. No importa el tiempo y recursos que le hayas dedicado: seguir con ello será una pérdida de tiempo y recursos todavía mayor.
42. Di NO con más frecuencia. Lo ideal es que no empieces nada que no aporte valor. Aprende a deshacerte de proyectos y compromisos antes siquiera de que entren a tu sistema de autorganización. Y si finalmente tienes que darle entrada –porque forma parte de tus responsabilidades–, procura prometer poco y dar más de lo prometido, en lugar de prometer mucho y luego no cumplir lo prometido.
43. Haz las cosas con la máxima calidad posible. Haz un esfuerzo consciente por terminar las cosas bien y a la primera. Un trabajo pobre siempre termina regresando, lo que implicará más tiempo y recursos –justo lo contrario de lo que pretendías–, por no hablar del daño que puede causar. Recuerda: el descuidado SIEMPRE trabaja doble.
44. Aprende a vivir con los demás que no asumen la filosofía de la autorganización eficaz. No trates de cambiar a las personas que rodean para que trabajen como tú. La autoorgaización eficaz es algo que debe entenderse y aceptarse de forma voluntaria. Tratar de cambiar a los demás no sólo es una pérdida de tiempo, también suele ser una fuente de discusiones y roces –especialmente con la familia.
45. Sé optimista y positivo. Sí, aunque no lo creas, el optimismo, el entusiasmo son fundamentales para afrontar los retos de una forma constructiva. Alguien optimista siempre se centra en la solución a los problemas, en lugar de en las dificultades, lo que en última instancia te permitirá ser más eficaz.
46. Celebra el trabajo bien hecho. La autoorganización eficaz no es fácil. Cada vez que consigas un objetivo, superes un obstáculo o avances significativamente en un proyecto, celébralo. Ser eficaz requiere disciplina, pero también requiere motivación.
47. VOCACIÓN. Todas las actividades que llevamos a cabo tienen sus momentos buenos y malos. Pero la mayoría del tiempo, tu actividad principal debería ser agradable (no hedonista) para tu forma de ser. De otro modo estarás desaprovechando gran parte de tu potencial, además de que no estarás en sincronía con tu misión y valores –haciendo virtualmente imposible que seas eficaz realmente.
48. No bajes la guardia en ningún momento. Aunque lleves tres meses trabajando de forma productiva, la desmotivación, la baja energía y el caos están siempre al acecho. Al menor descuido tu autoorganización eficaz puede verse seriamente amenazada . Así que nunca te confíes.
49. Acepta el error. Asume fallar, pero no abandones. Si te caes, tómate un descanso, gana un poco de distancia, toma fuerza y vuélvelo a intentar.
50. Nunca dejes de leer sobre autorganización eficaz. Como cualquier otra disciplina, siempre está en constante evolución. Uno nunca deja de aprender. Lee lo que otros tiene que decir, analízalo, pruébalo y quédate con lo que te ayude a ser cada día más productivo.
